Descubrí cómo Microsoft Teams puede ayudar a mejorar la colaboración de tu empresa

Cuando se trata de colaboración en tiempo real, inmediatamente se nos vienen a la cabeza distintas plataformas: correo electrónico, mensajería instantánea, intranets corporativas, almacenamiento de archivos, administradores de proyectos, entre otros. En el mundo Microsoft, estas plataformas son parte de la oferta de productos de Office 365: Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive, Skype for Business, Planner, etc.

Pero hay algo que hasta hoy no se había logrado eliminar, y era la necesidad de correr todos estos programas por separado, pasar de uno a otro constantemente, y obligar al usuario a recordar en cuál de ellos había tenido esa conversación con su colega hace algunos meses atrás. Acá es donde entra a la cancha Microsoft Teams.

Teams es una plataforma que integra mensajería instantánea (chats), reuniones, archivos, estado de proyectos, todo en un solo lugar. Y esto le permite al usuario enfocarse en lo que realmente importa: su tarea.

Equipos y canales

Teams utiliza el concepto de equipos y canales. Piensen en los equipos como su actual grupo de trabajo, y en los canales como proyectos en los que estén trabajando. Los equipos pueden ser privados (solo los administradores pueden agregar miembros) o públicos (cualquier persona en la organización puede unirse).

Cada equipo está asociado a un sitio de SharePoint, que es el que le permitirá almacenar los documentos que los miembros compartan.

En SharePoint, cada canal representa una carpeta dentro de la biblioteca de documentos por defecto.

Teams y SharePoint: Better together

Teams elimina la necesidad de enviar un correo electrónico a un colega para avisarle que ya está disponible la nueva versión de un documento en SharePoint (o incluso peor, adjuntar el documento en el correo), notificando automáticamente en el canal cada vez que un usuario sube un nuevo documento.

Desde la ficha Archivos podemos trabajar nuestros documentos, planillas de cálculo, presentaciones, y cualquier tipo de archivo como si lo estuviésemos haciendo directamente en SharePoint.

Trabajar con archivos nunca fue tan fácil

Además, mediante la ficha de SharePoint, se puede mostrar fácilmente el contenido de un sitio de SharePoint sin necesidad de que el usuario abandone Teams.

Presentación de sitios de SharePoint en Teams

Los sitios externos también son bienvenidos en Teams!

Presentación de sitios externos en Teams

OneDrive tiene su propio espacio en Teams. Desde aquí podemos obtener los vínculos a archivos almacenados en nuestra cuenta, editarlos, copiarlos y moverlos a una nueva ubicación.

Los archivos enviados por chat a otros usuarios quedan automáticamente almacenados en la carpeta Microsoft Teams Chat Files del usuario que los envió.

Como mencionaba anteriormente, la ficha de Planner le permite a los miembros del equipo visualizar y reflejar el estado de sus proyectos directamente desde Teams.

Administración de proyectos de Planner directamente desde Teams

Las fichas de Word, Excel, PowerPoint, y OneNote, le permitirán mostrar (y editar) el contenido de un archivo o bloc de notas disponible en el canal directamente desde Teams.

Presentación de PowerPoint embebida en Teams

El panel de conversación ayuda a llevar un seguimiento de las discusiones sobre el contenido del documento que estamos mostrando o editando en la ficha.

La ficha de Conversaciones refleja en tiempo real todo lo que está ocurriendo en ese canal.

Las reuniones también ocurren directamente dentro de Teams, permitiendo a los usuarios interactuar desde una misma ventana con otros chats, archivos, notas, y todo lo que necesiten.

Ah, por cierto… Teams ofrece tres temas (Claro, Oscuro, y Contraste alto).

Planes y precios

Microsoft Teams está disponible para todos los suscriptores de Office 365 que tengan una suscripción con servicios como Exchange y SharePoint incluidos.

Recientemente Microsoft presentó la versión gratuita de Teams, disponible para todo aquel que quiera usarlo. Para ello deben ingresar a https://products.office.com/es-ar/microsoft-teams/free, y registrarse utilizando su dirección de email (no es necesario que sea una cuenta Microsoft ni de office 365, puede ser @gmail.com, @yahoo.com, etc.). La versión gratuita de Teams incluye:

  • Conversaciones de chat ilimitidas.
  • Llamadas de audio y video individuales y grupales, sin límite.
  • 10 GB para almacenamiento compartido + 2 GB para almacenamiento personal para cada usuario.
  • Office Online apps, que permite la visualización y edición de archivos de Word, Excel, PowerPoint, y OneNote directamente desde Teams.
  • Integración con más de 140 aplicaciones, incluyendo Adobe, Evernote, Trello, entre otras.

En las próximas entregas vamos a explorar las aplicaciones disponibles en la tienda de Teams, y hablar sobre las opciones de governance que nos ofrece la plataforma.

Dejar un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.