Usando la experiencia moderna en SharePoint Online

En entregas anteriores hablábamos sobre cómo crear una colección de sitios en SharePoint Online via PowerShell y cómo restaurar una colección de sitios eliminada de SharePoint Online via PowerShell.

Hoy vamos a hablar sobre los sitios de SharePoint que usan la experiencia moderna. Estos sitios están conectados con grupos de Office 365, lo que les permite explotar al máximo todas su oferta de servicios -incluyendo Microsoft Teams y Planner-, al tiempo que le ofrece al usuario una interfaz de usuario de SharePoint más limpia, ágil, y totalmente compatible con dispositivos móviles.

Hace pocos días Microsoft anunció que a partir del 1 de Abril de este año todos los sitios de SharePoint Online que estén utilizando la experiencia clásica según la configuración establecida por los administradores del tenant, serán automáticamente convertidos a la experiencia moderna. Adicionamente, los administradores del tenant no podrán forzar más el uso de la experiencia clásica para todos los sitios.

Los usuarios que aún necesiten continuar utilizando la experiencia clásica en listas o bibliotecas de documentos podrán hacerlo accediendo a la configuración de la lista en cuestión (Configuración de la lista/biblioteca > Configuración avanzada > Experiencia de lista) y seleccionando Experiencia clásica.

Habilitar la experiencia moderna

El primer paso es confirmar que la experiencia moderna se encuentra habilitada en el tenant, mediante el Centro de administración de SharePoint. Para ello vamos a ir a Configuración y luego a Listas y bibliotecas.

Una vez que la nueva experiencia esté habilitada, podremos crear sitios de equipo (GROUP#0) o sitios de comunicación (SITEPAGEPUBLISHING#0) directamente desde el Centro de administración de SharePoint (Sitios > Sitios activos > Crear). Allí elegimos el tema del sitio y seguimos el asistente en pantalla.

En nuestro caso hemos seleccionado el tema de sitio de comunicación.

La experiencia moderna lleva a las bibliotecas de documentos al siguiente nivel, permitiendo que los usuarios puedan “anclar” archivos a la parte superior de la misma, agregar nuevas columnas personalizadas directamente desde la vista principal de la biblioteca- sin necesidad de acceder a su configuración-, realizar acciones con Microsoft Flow, entre otras.


Las experiencia moderna permite agregar neuvas columnas a la biblioteca de documentos fácilmente

Me parece importante resaltar que el código CSS y las páginas maestras personalizadas no son compatibles con la experiencia moderna. Sin embargo, los administradores de SharePoint Online pueden crear temas especiales para su compañía y ocultar los que vienen por defecto. En este artículo Microsoft describe cómo modernizar la estética de los sitios de SharePoint Online.

Sitios clásicos

Los sitios clásicos no están conectados a grupos de Office 365, por lo que el primer paso será conectarlos. Antes de empezar quiero resaltar qué ocurre cuando un sitio clásico es conectado con un grupo de Office 365:

  • Un nuevo grupo de Office 365 es creado y conectado con la colección de sitios.
  • Una nueva -moderna- página de inicio es configurada en la colección de sitios.
  • Los miembros del grupo “Propietarios” son agregados automáticamente como propietarios del nuevo grupo de Office 365.
  • Los miembros del grupo “Colaboradores” son agregados automáticamente como miembros del nuevo grupo de Office 365.
  • Los propietarios del nuevo grupo son ahora administradores de la colección de sitios.

Convertir un sitio a la vez

Usando este método, los administradores de la colección de sitios pueden seleccionar la opción Conectar a un nuevo grupo de Office 365 desde las opciones del sitio.

Una vez completado el asistente, la página se volverá a cargar y el sitio -junto con todas sus listas- habrá sido actualizado a la experiencia moderna.


Sitio de SharePoint Online convertido a la experiencia moderna
Vista general del nuevo grupo de Office 365 luego que el sitio fuera convertido a la experiencia moderna

Los portales de publicación (sitios basados en BLANKINTERNET#0, ENTERWIKI#0, SRCHCEN#0, SRCHCENTERLITE#0, BICENTERSITE#0, POINTPUBLISHINGHUB#0, POINTPUBLISHINGTOPIC#0) no están soportados para la conexión con grupos de Office 365 al momento de publicado este artículo. Microsoft recomienda iniciar desde cero con un nuevo sitio de communication (SITEPAGEPUBLISHING#0) y migrar el contenido desde el sitio original.

Convertir múltiples sitios

Antes de comenzar debemos descargar SharePoint Online Management Shell, que nos permitirá conectar con nuestro tenant de Office 365. Durante la ejecución, los scripts solicitarán la ubicación del archivo separado por comas con la lista de sitios, el usuario administrador del tenant, y su contraseña.

Si ya hemos tomado la decisión de actualizar todos -o gran parte de- nuestros sitios de SharePoint Online a la experiencia moderna, podemos hacerlo fácilmente usando PowerShell.

El primer paso consiste en crear un archivo CSV con la siguiente información:

  • Url: Dirección URL del sitio con experiencia clásica.
  • Alias: Nombre del nuevo grupo de Office 365 (sin espacios ni caracteres especiales).
  • IsPublic: True/False para indicar si el sitio será de acceso público o restringido.
  • Classification: La clasificación que tendrá el sitio después que sea conectado con un grupo de Office 365. Para más información acerca de cómo funcionan las clasificaciones de los grupos de Office 365, pueden consultar este artículo.
Url,Alias,IsPublic,Classification
https://microsoft365demo.sharepoint.com/sites/HR,Recursos-Humanos,false,Medium Impact
https://microsoft365demo.sharepoint.com/sites/InfoSec,InfoSec,false,Low Impact
https://microsoft365demo.sharepoint.com/sites/Ventas,Ventas,false,Low Impact

Una vez que tengamos el archivo separado por comas listo, vamos a ejecutar una validación previa para confirmar que los sitios estén preparados para ser conectados con grupos de Office 365. El script para la validación se puede descargar desde aquí.

Antes de ejecutar el script, reemplazar la URL del tenant (https://TENANT_NAME-admin.sharepoint.com) en la línea 94.

Validando los sitios de SharePoint Online

La lista de errores que pueden ocurrir durante la validación está disponible aquí. Es requisito resolver todos los errores de validación antes de continuar con la conexión a los grupos de Office 365.

Ahora que la validación ha finalizado con éxito podemos comenzar a conectar nuestros sitios de SharePoint Online con sus nuevos grupos de Office 365.

Para ello ejecutamos el script de conexión, que se puede descargar desde aquí.

Antes de ejecutar el script, reemplazar la URL del tenant (https://TENANT_NAME-admin.sharepoint.com) en la línea 416.

Conectando los sitios de SharePoint Online a sus grupos de Office 365

El script se encargará de:

  • Conectarse a cada uno de los sitios especificados en el archivo separado por comas.
  • Habilitar las funcionalidades de la experiencia moderna.
  • Crear el grupo de Office 365.
  • Agregar los miembros de los grupos de SharePoint al nuevo grupo de Office 365.
  • Agregar el nuevo grupo de Office 365 al sitio de SharePoint.

Finalizada la ejecución, los sitios ya dispondrán de la nueva experiencia moderna de SharePoint Online.

¡Hasta la próxima!

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